ข้อมูลเริ่มต้นสำคัญสำหรับร้านยาทุกร้านคือประวัติของลูกค้า/คนไข้ ที่ประกอบด้วยข้อมูลทั่วไป การแพ้ยา ข้อมูลสุขภาพและกายภาพเพื่อช่วยให้เภสัชกรสามารถจ่ายยาได้ถูกต้องและปลอดภัยต่อผู้ป่วยและป้องกันความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น โดยก่อนที่จะเพิ่มข้อมูลลูกค้าท่านต้องทำการแบ่งกลุ่มลูกค้า/คนไข้ให้เรียบร้อยก่อน (การแบ่งหมวดหมู่ลูกค้าช่วยให้ท่านสามารถดูรายงานวิเคราะห์เรื่องต่างๆในร้านยาแยกตามกลุ่มลูกค้าได้สะดวกและตรวจสอบง่าย เช่นยอดขายแยกตามกลุ่มลูกค้า เป็นต้น)
เลือกหัวข้อที่ต้องการ
– เพิ่มกลุ่มลูกค้า
– เพิ่มข้อมูลลูกค้า
– ค้นหาลูกค้าเพื่อแก้ไขข้อมูล
การเพิ่มกลุ่มลูกค้า
ไปที่บุคคล -> ลูกค้า ->กลุ่มการขายและลูกค้า ดังรูป
กดปุ่มเพิ่มเพื่อระบุข้อมูลของกลุ่มลูกค้าใหม่
ระบุข้อมูลกลุ่มลูกค้าประกอบด้วย
รหัสสินค้า -> กำหนดตัวเลขไม่เกิน 5 ตัว (ห้ามซ้ำกับที่มีอยู่แล้ว)
ชื่อกลุ่มสินค้า -> ตั้งชื่อกลุ่มลูกค้าไม่เกิน 50 ตัวอักษร
เมื่อบันทึกครบแล้วให้กดปุ่มบันทึก
การเพิ่มข้อมูลลูกค้า
ขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มข้อมูลลูกค้าแต่ละคนเข้าไปในแต่ละกลุ่มลูกค้าโดยสามารถเพิ่มข้อมูลลูกค้าได้ 2 วิธีคือ
1.เพิ่มข้อมูลลูกค้าเข้าไปทีละรายการในระบบโดยตรง
2.เพิ่มข้อมูลลูกค้าโดยใช้วิธีนำเข้าด้วยไฟล์ Excel
ในที่นี้เราจะอธิบายวิธีการเพิ่มข้อมูลลูกค้าเข้าไปในระบบทีละคน
1.วิธีเพิ่มข้อมูลสินค้าเข้าไปทีละรายการ ในระบบโดยตรงโดย
ไปที่เมนู บุคคล-> ลูกค้า -> กลุ่มการขายและลูกค้า เลือกกลุ่มลูกค้าที่ต้องการแล้วกดปุ่มลูกค้า ดังรูป (ในตัวอย่างเลือกกลุ่มลูกค้าขายส่ง)
เมื่อเข้ามากลุ่มลูกค้า/คนไข้ที่เลือกแล้ว ถ้าต้องการเพิ่มลูกค้าคนใหม่ให้กดปุ่มเพิ่ม
แล้วระบุข้อมูลลูกค้า/คนไข้ที่แถบรายละเอียดทั่วไป ดังนี้
รหัสลูกค้า (ต้องมีข้อมูล) สามารถตั้งเองได้โดยใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลข หรือปล่อยเป็น <<>> ไว้เมื่อกดบันทึกระบบจะรันรหัสลูกค้าให้อัตโนมัติ
ชื่อลูกค้า (ต้องมีข้อมูล) สามารถตั้งชื่อเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือภาษาไทยหรือตัวเลขได้ (ไม่เกิน 50 ตัวอักษร)
ที่อยู่ ควรบันทึกที่อยู่ลูกค้าถ้าท่านต้องออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน (บันทึกได้ทั้ง 2 บรรทัด ควรใส่จังหวัดและรหัสไปรษณีย์ในที่อยู่ด้วย เนื่องจากโปรแกรมจะดึงข้อมูลไปแสดงในใบกำกับภาษี จากข้อมูลที่อยู่)
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ควรบันทึกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ถ้าต้องออกใบกำกับภาษีให้กับลูกค้า
ระดับราคายา ถ้าเป็นลูกค้าหน้าร้านทั่วไปให้ใส่ 0 แต่ถ้าเป็นลูกค้ากลุ่มอื่นๆที่ขายระดับราคาต่างไปจากราคาปกติเช่นลูกค้า vip ขายระดับราคาอื่น ท่านต้องใส่เลขตามระดับราคา ที่สัมพันธ์กับระดับราคาในข้อมูลสินค้า ดูวิธีการตั้งระดับราคาขายคลิ๊ก!!!
ข้อมูลอื่นๆ สามารถระบุหรือไม่ก็ได้เช่น โทรศัพท์/ Email/ หมายเหตุ/ รูปภาพลูกค้า (ถ้าจะใส่แนะนำให้มีขนาด 300*300 pixel และความยาว path รูปไม่เกิน 100 ตัวอักษร)
ถ้าลูกค้า/คนไข้คนนั้นท่านให้เครดิตหรือขายแบบเงินเชื่อ (ให้ค้างชำระหนี้และรับชำระเงินภายหลัง) ให้ท่านคลิ๊กไปที่แถบวงเงินสินเชื่อ
เพิ่มข้อมูล วงเงินเชื่อและเครดิต(วัน) ในข้อมูลลูกค้าด้วยมิฉะนั้นจะทำการเปิดเอกสารขายเงินเชื่อค้างชำระเงินให้แก่ลูกค้าคนนี้ไม่ได้ ระบบจะตัดรับแบบเงินสดอัตโนมัติ เมื่อใส่ข้อมูลครบแล้วกดปุ่มบันทึก
การเพิ่มข้อมูลสุขภาพและการแพ้ยาของลูกค้า/คนไข้ สามารถทำได้โดยคลิ๊กไปที่แถบข้อมูลสุขภาพ
จะมี 3 หัวข้อได้แก่ข้อมูลประวัติทั่วไป การแพ้ยา ข้อมูลสุขภาพ ก่อนอื่นให้ท่านเพิ่มข้อมูลในส่วนประวัติทั่วไปก่อนดังนี้
ข้อมูลทั่วไป
-วันเกิด
-อายุ
-เพศ
-โรคประจำตัว
-อื่นๆ – บันทึกเพิ่มเติม
วิธีการใช้เครื่องมือในคอลัมท์หัวข้อการแพ้ยา และข้อมูลสุขภาพ
ปุ่มเพิ่ม: คลิ๊กเพื่อเพิ่มข้อมูล
ปุ่มลบ: คลิ๊กเพื่อลบข้อมูลที่มีอยู่
ปุ่มแก้ไข: คลิ๊กเพื่อแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่
ปุ่มบันทึก: คลิ๊กเพื่อบันทึกการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล
ปุ่มยกเลิก: คลิ๊กเพื่อยกเลิกการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล
หัวข้อการแพ้ยา
ให้กดปุ่มเครื่องหมาย + แล้วเพิ่มชื่อยาที่แพ้ แล้วกดเครื่องหมาย / เพื่อบันทึก
หมายเหตุ: สามารถเพิ่มได้ยาที่แพ้ได้หลายรายการไม่จำกัด หากต้องการลบกดปุ่ม – ถ้าต้องการแก้ไขกดปุ่มสามเหลี่ยม
หัวข้อข้อมูลสุขภาพ
ให้กดปุ่มเพิ่มแล้วระบุข้อมูลดังนี้
-วันที่บันทึก
-ส่วนสูง
-น้ำหนัก
-ความดัน
-BMI
-Body Fat
-KKOS
แล้วกดเครื่องหมาย / เพื่อบันทึก
หมายเหตุ: สามารถเพิ่มได้หลายรายการวันที่มาตรวจได้ไม่จำกัดและเพิ่มวันที่ย้อนหลังได้ หากต้องการลบกดปุ่ม – ถ้าต้องการแก้ไขกดปุ่มสามเหลี่ยม เมื่อแก้ไขเสร็จแล้วให้กดปุ่มบันทึก
เมื่อบันทึกข้อมูลครบทั้ง 3 หัวข้อแล้วให้กดปุ่มบันทึก
หมาบเหตุ: สามารถเลือกบันทึกข้อมูลเฉพาะบางหัวข้อได้
การค้นหาข้อมูลลูกค้าเพื่อแก้ไข
หากท่านต้องการแก้ไขข้อมูลลูกค้าให้ท่านกดปุ่มค้นหาลูกค้าที่ต้องการแก้ไข (สามารถกดปุ่มค้นหาในกลุ่มลูกค้าใดก็ได้)
เมื่อเข้ามาในฟอร์มค้นหาสามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาลูกค้าจากทุกกลุ่มหรือเฉพาะกลุ่มลูกค้าที่เจาะจงได้ หากต้องการค้นหาลูกค้าจากทุกกลุ่มให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง “แสดงลูกค้าทุกเขต”
หากต้องการค้นหาเฉพาะกลุ่มลูกค้าที่เจาะจงได้ ให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่อง “แสดงลูกค้าทุกเขต” ออก แล้วคลิ๊กเลือกกลุ่มลูกค้าที่ต้องการค้นหาที่คอลัมท์เขตการขาย
หลังจากนั้นให้ใส่ข้อมูลลูกค้า/คนไข้ที่ต้องการค้นหาทั้งหมดหรือบางส่วนของข้อมูลในช่อง คำค้น
ระบบจะแสดงรายการข้อมูลลูกค้าที่มีส่วนในคำค้นหาขึ้นมาแสดง ให้ท่านคลิ๊กเลือกลูกค้าที่ต้องการแล้วกดปุ่ม OK
ระบบจะไปชี้อยู่ที่บรรทัดของลุกค้าที่ท่านเลือกจากการค้นหา ให้กดปุ่มแก้ไข
เมื่อแก้ไขข้อมูลลูกค้าคนนั้นเรียบร้อยแล้วกดบันทึก
