การรับมัดจำคือการรับเงินมาก่อนอาจจะเป็นจำนวนเงินทั้งหมดหรือจำนวนเงินแค่บางส่วน แต่ลูกค้าจะยังไม่ได้รับสินค้าในตอนนี้ อาจเป็นกรณีการจองสินค้าหรือกรณีอื่นๆเช่น Pre Order (ระบบจะยังไม่ตัดสต๊อกแต่บันทึกการรับเงินมาก่อนและมาทำการบันทึกการขายสินค้าเพื่อตัดสต๊อกในภายหลังโดยดึงค่ามัดจำมาหักล้างด้วย)
ท่านสามารถบันทึกรับเงินมัดจำจากลูกค้าอาจจะเป็นจำนวนเงินบางส่วนหรือจำนวนเงินทั้งหมดแล้วพิมพ์เอกสารที่เมนู ขาย-> รับเงินมัดจำ แล้วทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
หากยังไม่มีข้อมูลลูกค้าหรือสินค้าท่านสามารถเข้าไปที่เมนู แก้ไขข้อมูล->ข้อมูลลูกค้า/ข้อมูลสินค้า เพื่อทำการเพิ่มข้อมูลลูกค้า/สินค้าใหม่ได้ดังรูปตัวอย่าง แต่ถ้าเป็นลูกค้า/สินค้าที่มีข้อมูลอยู่แล้วในระบบ เริ่มขั้นตอนต่อไปได้เลย
เข้าสู่ฟอร์มรับเงินมัดจำให้ท่านคลิ๊กปุ่มเพิ่มเพื่อเริ่มใส่ข้อมูล เริ่มต้นให้กำหนดวันที่ออกใบรับเงินมัดจำ รูปแบบการคิด vat และเลือกลูกค้าที่ท่านต้องการเปิดใบรับมัดจำ ถ้าท่านเคยเพิ่มข้อมูลของลูกค้าท่านนี้แล้วสามารถค้นหาชื่อลูกค้าที่มีอยู่ในระบบได้เลย โดยกดที่ปุ่ม … แล้วใส่คำค้นหาในช่องโดยสามารถค้นหาด้วย รหัสลูกค้า ชื่อลูกค้า นามสกุล เบอร์โทร (สามารถค้นหาข้อมูลด้วยบางส่วนของคำได้) เมื่อเจอรายชื่อลูกค้าแล้วให้คลิ๊กเลือกแล้วกดปุ่ม ok ดังรูป
ถ้าค้นหาแล้วยังไม่มีข้อมูลลูกค้าคนนี้ท่านสามารถเพิ่มข้อมูลลูกค้าใหม่ได้ที่เมนูแก้ไขข้อมูล ->แก้ไขข้อมูลลูกค้าได้
หลังจากนั้นให้ท่านระบุสินค้าที่ต้องการทำใบรับมัดจำโดยสามารถสแกนบาร์โค้ดในช่องรหัสรายการได้หรือใช้วิธีการค้นหาด้วยรหัส/ชื่อสินค้าโดยคลิ๊กที่ช่องรหัสรายการที่ปุ่ม … สามารถค้นหาโดยใช้บางส่วนของข้อมูลได้ในช่องคำที่ใช้ค้นหา เลือกสินค้าที่ต้องการแล้วกด ok
หลังจากนั้นให้ท่านระบุจำนวนสินค้าที่ต้องการขาย ระบบจะดึงราคาขายตามระดับราคามาให้อัตโนมัติถ้าท่านตั้งระดับตามกลุ่มลูกค้าไว้ แต่ถ้าท่านอยากแก้ไขราคาต่อหน่วยก็สามารถแก้ไขได้เลยที่ช่องราคา (ราคาขายห้ามต่ำกว่าราคาขายต่ำสุดที่กำหนดไว้ในข้อมูลสินค้า)
ท่านสามารถระบุส่วนลดเฉพาะบางรายการสินค้าได้ โดยให้ท่านระบุที่ช่องส่วนลด (สามารถใส่ส่วนลดเป็นจำนวนบาทหรือใส่เป็น % ก็ได้ถ้าต้องการลดเป็น % ให้ท่านใช้เครื่องหมาย + แทนเช่น ลด 5% ใส่ 5+ ตามตัวอย่างในรูป) หลังจากนั้นให้กดปุ่มลูกศรลงเพื่อเพิ่มรายการสินค้าถัดไป ระบบจะคำนวณจำนวนรวมเงินให้อัตโนมัติ
ให้ท่านบันทึกข้อมูลสินค้าจนกว่าจะครบทุกรายการ หากต้องการเพิ่มสินค้ารายการถัดไปให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด
หมายเหตุ: เมื่อบันทึกครบแล้วให้ตรวจสอบดูว่าห้ามมีบรรทัดที่ไม่มีรหัสสินค้าอยู่ถ้าเป็นบรรทัดที่เกินมาให้กดปุ่มลูกศรขึ้นที่แป้นคีย์บอร์ด
ถ้าท่านต้องการให้ส่วนลดทั้งบิลสามารถทำได้โดยคลิ๊กที่ปุ่มส่วนลดทั้งบิล/คูปองส่วนลด หลังจากนั้นเลือกประเภทส่วนลดที่ต้องการท่านสามารถเพิ่มประเภทส่วนลดเองได้โดยไปที่เมนู สินค้า-> สินค้า/คูปอง ในตัวอย่างจะเลือกส่วนลด PMT แล้วให้ท่านระบุส่วนลดเป็นจำนวนบาทหรือส่วนลดแบบ % (ถ้าจะระบุส่วนลดแบบ% ให้ใช้เครื่องหมาย + แทน เช่นลด 10% ให้ใส่ 10+ในช่องระบุส่วนลด ) ท่านสามารถระบุเลขที่บัตรหรือไม่ก็ได้ เสร็จแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ดเพื่อยืนยัน ระบบจะแสดงยอดส่วนลดทั้งบิลที่หน้าจอ
หมายเหตุ: หากต้องการลบส่วนลดทั้งบิลหรือสินค้าบางรายการออกให้คลิ๊กที่รายการสินค้าหรือส่วนลดทั้งบิลนั้นแล้วกดปุ่ม ctrl และ delete ที่แป้นคีย์บอร์ดได้
ถ้าท่านรับเงินมัดจำจากลูกค้าเต็มจำนวนให้ท่านใส่จำนวนเงินที่ได้รับในช่องเงินสดทั้งหมดในตัวอย่างคือ 8,445.37 บาท แล้วกดปุุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ด จะสังเกตุเห็นว่าถ้ายอดเงินที่ใส่เต็มจำนวนถูกต้องช่องค้างชำระจะกลายเป็น 0 แล้วสามารถกดปุ่มบันทึก ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารให้กดปุ่มพิมพ์ ซึ่งสามารถเลือกพิมพ์1 (พิมพ์ฟอร์มหลัก) หรือ พิมพ์2 พิมพ์ฟอร์มย่อยก็ได้
แต่ถ้าท่านรับเงินมัดจำบางส่วนสามารถบันทึกการรับเงินแบบเงินสดหรือรับเงินรูปแบบอื่นๆบางส่วนได้ ในตัวอย่างจำนวนเงินทั้งหมดคือ 8445.37 จะรับเป็นเงินสด 4445.37 บาทและที่เหลือ 4000 บาทให้ค้างชำระ สามารถใส่จำนวน 4445.37 ในช่องเงินสดแล้วกด enter ยอดค้างชำระจะเหลือ 4,000 บาทดังรูปตัวอย่างด้านล่าง เสร็จแล้วให้กดปุ่มบันทึก ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารให้กดปุ่มพิมพ์ ซึ่งสามารถเลือกพิมพ์1 (พิมพ์ฟอร์มหลัก) หรือ พิมพ์2 พิมพ์ฟอร์มย่อยก็ได้
แต่ถ้าท่านรับเงินมัดจำบางส่วนแล้วต้องการเลือกรูปแบบการรับเงินที่ไม่ใช่เงินสดสามารถรับเงินรูปแบบอื่นๆบางส่วนได้ ในตัวอย่างจำนวนเงินทั้งหมดคือ 8445.37 จะรับเป็นเงินโอน 4445.37 บาทและที่เหลือ 4000 บาทให้ค้างชำระ สามารถใส่จำนวน 4445.37 ในช่องเงินสดแล้วกด enter ยอดค้างชำระจะเหลือ 4,000 บาทแล้วให้คลิ๊กไปที่แถบรายการรับชำระแล้วให้เลือกประเภทรูปแบบที่รับเงิน ระบุ ธนาคาร เลขที่เช็ค/บัตร (ระบบจะรันเลขมาให้อัตโนมัติสามารถแก้ไขได้) ลงวันที่ จำนวนเงินที่รับด้วยเงินโอน %ส่วนเพิ่ม (กรณีมีค่าธรรมเนียม) หมายเหตุ เสร็จแล้วให้กดปุ่มลูกศรลงและลูกศรขึ้นที่แป้นคีย์บอร์ดเพื่อบันทึกข้อมูลการรับเงินการโอน เสร็จแล้วกดปุ่มบันทึก ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารให้กดปุ่มพิมพ์ ซึ่งสามารถเลือกพิมพ์1 (พิมพ์ฟอร์มหลัก) หรือ พิมพ์2 พิมพ์ฟอร์มย่อยก็ได้