ในโปรแกรมร้านยา Ranyadee สามารถเพิ่มข้อมูลลูกค้า/คนไข้ได้2 รูปแบบ
1.เพิ่มข้อมูลลูกค้า/คนไข้เข้าไปในระบบโดยตรง
2.นำเข้าข้อมูลลูกค้า/คนไข้ด้วยไฟล์ Excel
ในที่นี้เราจะอธิบายวิธีเพิ่มข้อมูลลูกค้า/คนไข้เข้าในระบบด้วยไฟล์ Excel โดยก่อนที่จะนำเข้าข้อมูลลูกค้า ให้ท่านเพิ่มข้อมูลข้อมูลกลุ่มลูกค้า/คนไข้ให้เรียบร้อยก่อน โดยไปที่เมนู บุคคล -> ลูกค้า -> กลุ่มการขายและลูกค้า ดังรูป
ให้ตรวจสอบดูว่ามีกลุ่มลูกค้า/คนไข้ที่ท่านจะนำเข้าข้อมูลหรือยัง ถ้ายังไม่มีสามารถเพิ่มกลุ่มลูกค้า/คนไข้ใหม่ได้เลย โดยกดปุ่มเพิ่ม
– ตั้งรหัสกลุ่มลูกค้า (เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ/ตัวเลข ไม่เกิน 5 ตัวอักษร ห้ามซ้ำและห้ามเว้นว่าง)
– ชื่อกลุ่มลูกค้า/คนไข้ (ไม่เกิน 50 ตัวอักษร)
ถ้าเคยได้เพิ่มกลุ่มลูกค้าไว้ในที่นี้เราจะอธิบายวิธีเพิ่มข้อมูลลูกค้า/คนไข้เข้าในระบบด้วยไฟล์ Excel โดยก่อนที่จะนำเข้าข้อมูลลูกค้า ให้ท่านเพิ่มข้อมูลข้อมูลกลุ่มลูกค้า/คนไข้ให้เรียบร้อยก่อน โดยไปที่เมนู บุคคล -> ลูกค้า -> กลุ่มการขายและลูกค้า ดังรูป
ในตัวอย่างกลุ่มลูกค้า/คนไข้ที่จะนำเข้าด้วยไฟล์ Excel คือกลุ่มรหัส 1 ชื่อ ลูกค้าขายส่ง
หมายเหตุ: เราจะใช้หมายเลขรหัสกลุ่มลูกค้าที่ตรงกับในระบบ Ranyadee ในการระบุในคอลัมท์กลุ่มลูกค้าในไฟล์ Excel ที่จะนำเข้าเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลกลุ่มลูกค้าในระบบและข้อมูลลูกค้าในไฟล์ Excel ที่จะนำเข้าว่าจะให้อยู่ที่กลุ่มลูกค้า/คนไข้ไหน
หลังจากนั้นให้เตรียมข้อมูลลูกค้า/คนไข้ในไฟล์ Excel นามสกุล (.xls) ที่จะนำเข้าให้เรียงตามหัวข้อที่กำหนด ดังนี้
1.รหัสลูกค้า/คนไข้ (ต้องระบุ): ให้กำหนดรหัสลูกค้า/คนไข้โดยต้องเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลขหรืออย่างใดอย่างหนึ่งไม่เกิน 20 ตัวอักษร
2.ชื่อลูกค้า (ต้องระบุ): ความยาวไม่เกิน 50 ตัวอักษร ถ้ามีคำนำหน้าองค์กรสามารถเติมคำด้านหน้าได้เลยเช่น บริษัท แนะนำให้ใส่ชื่อลูกค้า/คนไข้แบบทางการเนื่องจากจะใช้ในการออกเอกสารขายยาต่างๆ
3.นามสกุล : ความยาวไม่เกิน 50 ตัวอักษร ถ้าไม่มีไม่ต้องระบุ
4.ที่อยู่ 1 : ระบุที่อยู่ของลูกค้าแบบทางการเพื่อใช้ในการออกบิลขาย/ใบกำกับภาษีให้ลูกค้า/คนไข้ ไม่เกิน 50 ตัวอักษร หากที่อยู่ยาวกว่านั้นท่านสามารถเพิ่มเกินให้ไปเพิ่มข้อมูลต่อที่ช่องที่อยู่ 2 (สามารถเว้นว่างได้หากยังไม่ต้องการระบุข้อมูล)
5.ที่อยู่ 2 : ระบุที่อยู่ของลูกค้าเพิ่มเติมหากช่องที่อยู่1 ระบุได้ไม่พอไม่เกิน 50 ตัวอักษร สามารถเว้นว่างได้
6.โทรศัพท์ : ระบุหมายเลขโทรศัพท์ได้เท่าที่ต้องการ ไม่เกิน 50 ตัวอักษร (สามารถเว้นว่างข้อมูลได้)
7.เครดิต(วัน) (ต้องระบุ) : หากให้ลูกค้าคนนี้ค้างชำระเงินได้ ให้ค้างชำระได้กี่วัน ถ้าไม่ให้ค้างชำระเงินให้ใส่ 0
8.วงเงินเครดิต (ต้องระบุ) : หากเป็นลูกค้าที่ให้ค้างชำระเงินได้ ให้กำหนดวงเงินเครดิตว่าค้างได้ไม่เกินจำนวนกี่บาท ถ้าไม่ให้ค้างชำระให้ใส่ 0
9.รหัสกลุ่มลูกค้า (ต้องระบุ) : ให้ใส่รหัสกลุ่มให้ตรงกับในระบบ ในตัวอย่างรหัสกลุ่มที่จะนำเข้าข้อมูลลูกค้า/คนไข้คือ 1
10.ระดับราคา (ต้องระบุ): เริ่มต้นถ้ายังกำหนดไม่ได้หรือยังไม่ได้ตั้งระดับให้ใส่ 0 แต่ถ้ามีการตั้งระดับราคาสินค้าไว้แล้วต้องการกำหนดของลูกค้าคนนี้สามารถใส่ระดับราคาที่ต้องการได้เลย ดูวิธีการตั้งระดับราคาสินค้าได้คลิ๊ก!
ไฟล์ข้อมูลลูกค้า/คนไข้ Excel ที่จะนำเข้าให้ท่านบันทึกเป็นนามสกุล .xls เท่านั้นถึงจะสามารถนำเข้าได้
เมื่อเตรียมไฟล์ Excel ข้อมูลลูกค้า/คนไข้ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ปิดไฟล์ Excel ที่เปิดค้างไว้ก่อนจะนำเข้า ให้ไปที่โปรแกรม Ranyadee แล้วไปที่เมนู บุคคล-> ลูกค้า -> กลุ่มการขายและลูกค้า
หลังจากนั้นให้เลือกกลุ่มลูกค้า/คนไข้ที่จะนำเข้าข้อมูลแล้วคลิ๊กปุ่มลูกค้าเพื่อเข้าไปในกลุ่มลูกค้า/คนไข้นั้น โดยรหัสกลุ่มลูกค้าตรงต้องกับข้อมูลรหัสกลุ่มให้ไฟล์ Excel ในตัวอย่างคือระดับที่ 1
เมื่อเข้ามาในกลุ่มลูกค้า/คนไข้นั้นแล้วให้กดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”
กดปุ่ม “ล้างข้อมูล” หากมีข้อมูลค้างอยู่ในแถบ ข้อมูลที่นำเข้า
หลังจากกดปุ่ม “นำเข้าข้อมูล”
เลือกประเภท Ms Excel แล้วเลือกไฟล์ข้อมูลลูกค้า/คนไข้ Excel ที่จะนำเข้าได้ที่หัวข้อ Source file name
หลังจากนั้นให้เลือกตำแหน่งเก็บไฟล์ Excel และเลือกไฟล์ Excel ข้อมูลลูกค้าที่จะนำเข้า แล้วกดปุ่ม Open
เมื่อเลือกไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้ว จะปรากฎ path ไฟล์ข้อมูลลูกค้า/คนไข้ Excel ในช่องให้ตรวจสอบก่อนกดปุ่ม Next
หากระบบแจ้งเตือน error ข้อความว่า “A share violation has occurred” แสดงว่าได้เปิดไฟล์ Excel ต้นฉบับค้างไว้อยู่ ต้องปิดไฟล์ Excelต้นทางก่อนถึงจะสามารถนำเข้าข้อมูลได้
หากมีชื่อหัวข้อที่ไม่ใช่ข้อมูลลูกค้าอยู่ ในแถวที่ 1 เช่น คำว่า รหัสลูกค้า ชื่อ นามสกุล … ในช่อง Skip row(s) ให้ใส่ 1
หลังจากนั้นให้เลือกแถบ sheet ที่มีข้อมูลลูกค้าที่จะนำเข้าอยู่ (หากมีหลายแถบ sheet ในไฟล์ Excel เดียวกัน) ในตัวอย่างจะเลือกแถบ sheet ที่รหัสกลุ่มลูกค้าคือ 1
หลังจากนั้นให้กดปุ่ม Ctrl ที่แป้นคีย์บอร์ดค้างไว้แล้วกดหัวคอลัมท์ A ถึง คอลัมท์สุดท้าย
ให้ครอบเป็นสีน้ำเงินโดยห้ามข้ามหรือเว้นหัวข้อดังรูป เมื่อเลือกครบแล้วแล้วกดปุ่ม NEXT
เลือก PSCODE จากหัวข้อ Available Columns กดปุ่ม icon สามเหลี่ยมลำดับที่ 2 เพื่อย้ายมาที่ Key Column
กดปุ่ม Execute
หลังจากนั้นรอให้ประมวลผลเมื่อเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม OK
กดปุ่มกากบาทปิด
ระบบจะโชว์ข้อความ Do you want to quit? ให้กดปุ่ม Yes
หลังจากนั้นให้กดปุ่ม “สร้างข้อมูลลูกค้า”
หลังจากนั้นระบบจะแสดงข้อความ นำเข้าข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม OK
เมื่อปิดฟอร์มนำเข้าแล้ว หากกระบวนการนำเข้าข้อมูลลูกค้า/คนไข้ถูกต้อง ข้อมูลลูกค้า/คนไข้จะแสดงในกลุ่มลูกค้ารหัสกลุ่มที่คุณเลือก ในตัวอย่างคือกลุ่มลูกค้าขายส่ง
