1.รหัสผู้จำหน่าย (ต้องมีข้อมูล): ให้ท่านตั้งรหัสผู้จำหน่ายเองโดยต้องเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษผสมกับตัวเลขหรือตัวเลขอย่างเดียว ไม่เกิน 20 ตัวอักษร
ข้อมูลเริ่มต้นที่ท่านต้องเตรียมก่อนเพิ่มเอกสารซื้อสินค้ายาคือข้อมูลผู้จำหน่ายยา (ผู้จำหน่ายยาไม่ใช่บริษัทผู้ผลิตยาต้นทางแต่คือผู้ที่จำหน่ายยาให้กับท่านโดยตรงอาจเป็นผู้แทนยา ร้านยาขายส่งหรือบริษัทผู้ผลิตยาก็ได้) ซึ่งวิธีเพิ่มข้อมูลผู้จำหน่ายยาสามารถทำได้ 2วิธี
1.เพิ่มข้อมูลผู้จำหน่ายยาในระบบโดยตรง
2.เพิ่มข้อมูลผู้จำหน่ายยาด้วยไฟล์ Excel ซึ่งในที่นี้เราจะอธิบายการนำเข้าข้อมูลผู้จำหน่ายยาด้วยไฟล์ excel
ก่อนอื่นคุณต้องเตรียมไฟล์ผู้จำหน่ายยาในรูปแบบ Excel ที่จะนำเข้าก่อนซึ่งต้องเป็นไฟล์นามสกุล .xls จึงจะสามารถนำเข้าได้
โดยจะต้องเรียงหัวข้อข้อมูลตามรูปแบบไฟล์ Excel ผู้จำหน่ายตัวอย่าง ท่านสามารถดาวน์โหลดได้ที่ ไฟล์ Excel ผู้จำหน่ายยา ตัวอย่าง โดยมีรายละเอียดการเพิ่มข้อมูลในไฟล์ Excel ดังนี้
2.ชื่อผู้จำหน่าย (ต้องมีข้อมูล): ถ้ามีคำนำหน้าเช่น บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนท่านสามารถเติมด้านหน้าชื่อได้เลย ใส่ชื่อผู้จำหน่ายที่เป็นทางการเพื่อใช้ในการออกใบสั่งซื้อสินค้าได้ด้วย
3.นามสกุล: ถ้าไม่มีไม่ต้องใส่ข้อมูล
4.ที่อยู่ 1: ใส่ที่อยู่ผู้จำหน่ายที่ใช้ในการออกใบสั่งซื้อ ไม่เกิน 50 ตัวอักษร หากเกินให้ไปเพิ่มข้อมูลต่อที่ช่องที่อยู่ 2 (สามารถเว้นว่างได้หากยังไม่ต้องการระบุข้อมูล)
5.ที่อยู่ 2: ใส่ที่อยู่ผู้จำหน่ายที่ใช้ในการออกเอกสารต่อจากที่อยู่ 1 ไม่เกิน 50 ตัวอักษร (สามารถเว้นว่างได้หากยังไม่ต้องการระบุข้อมูล)
6.โทรศัพท์ : ระบุหมายเลขโทรศัพท์มากกว่า 1 เบอร์โทร์ได้ไม่เกิน 50 ตัวอักษร (สามารถเว้นว่างข้อมูลได้)
7.เครดิต(วัน) (ต้องมีข้อมูล) : กำหนดชำระเงินในกรณีซื้อเงินเชื่อไม่เกินกี่วันกำหนดเป็นเลขจำนวนวัน ถ้าซื้อเงินสดให้ใส่ 0
8.วงเงินเครดิต (ต้องมีข้อมูล) : กำหนดวงเงินเครดิตในกรณีซื้อเงินเชื่อไม่เกินกี่บาทกำหนดเป็นเลขจำนวนเงิน ถ้าซื้อเงินสดให้ใส่ 0
9.รหัสกลุ่มผู้จำหน่าย (ต้องมีข้อมูล) : ให้ใส่เลข 0 เท่านั้น
10.ระดับราคา (ต้องมีข้อมูล): ให้ใส่เลข 0 เท่านั้น
11.เลขผู้เสียภาษี : ถ้าไม่มีสามารถเว้นว่างได้
เมื่อเตรียมไฟล์ excel ข้อมูลผู้จำหน่ายเรียบร้อยแล้วสามารถนำเข้าข้อมูลผู้จำหน่ายในระบบร้านขายยา ranyadee ได้โดยเข้าไปที่เมนู บุคคล ->ผู้จำหน่าย-> ข้อมูลผู้จำหน่าย ดังรูปตัวอย่าง
หมายเหตุ: ก่อนนำเข้าข้อมูลผู้จำหน่ายจากไฟล์ Excel ต้องปิดไฟล์ Excel ก่อนถ้าท่านเปิดไฟล์ค้างอยู่จะไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้และไฟล์ต้อง save เป็นนามสกุล .xls
ให้ท่านกดปุ่มนำเข้าข้อมูล หลังจากนั้นจะปรากฎหน้าจอนำเข้าข้อมูลให้ท่านกดปุ่มล้างข้อมูล แล้วกดปุ่มนำเข้าข้อมูล เลือกประเภทไฟล์เป็น MS Excel แล้วกดเลือกไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้ หลังจากนั้นกดปุ่ม Next จะปรากฏหน้าจอดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel มาแสดง ดังรูป
ที่ช่อง skip row(s) ให้ใส่เลข 1 -> หมายถึงให้ข้ามช่องที่เป็นชื่อหัวข้อไม่ต้องดึงมาใส่ในข้อมูลผู้จำหน่าย หลังจากนั้น กดปุ่ม ctrl ที่แป้นคีย์บอร์ดค้างไว้พร้อมใช้เมาส์คลิ๊กที่หัวข้อตั้งแต่คอลัม A ถึงคอลัมสุดท้ายที่มีข้อมูลแล้วปล่อยปุ่ม ctrl จะต้องมีแถบสีน้ำเงินครอบทุกคอลัมที่ท่านคลิ๊กดังรูป แล้วให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงสีน้ำเงินจากนั้นกดปุ่ม Next ด้านล่าง ดังรูปตัวอย่าง
จะปรากฏหน้าต่างให้กำหนดค่าเริ่มต้นหากใส่ข้อมูลในไฟล์ Excel ถูกต้องตามรูปแบบอยู่แล้วให้กดปุ่ม Next ได้เลย
เลือก Insert All ด้านบน หลังจากนั้นคลิ๊กที่ PSCODE ในช่อง Available Columns แล้วกดปุ่มที่ 2 เพื่อย้าย PSCODE ไปอยู่ในช่อง Key Columns หลังจากนั้นกดปุ่ม Execute จะมีหน้าต่างขึ้นมาแสดงข้อความว่าเรียบร้อยแล้ว ให้ปิดฟอร์ม ดังรูป
ถ้าท่านทำตามขั้นตอนถูกต้องจะต้องมีข้อมูลผู้จำหน่ายปรากฎหลังออกมาจากฟอร์มดังรูป หลังจากนั้นให้ท่านกดปุ่มสร้างข้อมูลลูกค้า ระบบจะนำเข้าข้อมูลผู้จำหน่ายให้เมื่อเรียบร้อยแล้วจะแสดงข้อความให้คุณกดปุ่ม ok แล้วออกจากฟอร์ม ถ้านำเข้าสำเร็จจะมีข้อมูลผู้จำหน่ายปรากฎดังรูปตัวอย่าง