เข้าใช้งานโปรแกรมโรงแรม High Seasons ครั้งแรก
username: system
password: 123
หมายเหตุ:สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ใช้และเพิ่มผู้ใช้ในระบบเพิ่มเติมได้
การเตรียมข้อมูลเพื่อเริ่มใช้งานระบบ
1.เริ่มต้นก่อนใช้โปรแกรมโรงแรม High Seasons ท่านต้องทำการล้างข้อมูลตัวอย่างทดลองที่อยู่ในระบบออกก่อน เพื่อเพิ่มข้อมูลจริงในโรงแรมของท่านเข้าไป ท่านสามารถเลือกลบข้อมูลทดลองแค่บางประเภทหรือลบทั้งหมดก็ได้
2.การเพิ่มผู้ใช้งานระบบ และกำหนดระดับสิทธิ์ในการใช้งานโปรแกรม
3.เพิ่มข้อมูลหลักต่างๆเพื่อใช้ในการทำเอกสารและบันทึกข้อมูล
3.1 ข้อมูลกิจการโรงแรม
3.2 ข้อมูลเอเย่นต์ที่ส่งแขกมาพักที่โรงแรม
3.3 ข้อมูลสายการบินของลูกค้าเพื่อวางแผนให้บริการรับ-ส่ง
3.4 กำหนดรอบกะการทำงานของแคชเชียร์เพื่อควบคุมช่วงเวลาการทำงานและการเงินแต่ละกะ
3.5 ประเภทค่าบริการต่างๆที่ให้บริการในโรงแรม
3.6 เพิ่มรูปแบบการรับชำระเงิน
3.7 ประเภทห้องพัก อัตราค่าบริการรายวัน รายเดือน ค่ามัดจำ ค่าบริการเพิ่มเติม
3.8 เพิ่มรายการห้องพัก กำหนดหมายเลขห้อง ประเภทห้องพัก สถานะการทำความสะอาด สามารถเปลี่ยนสถานะเป็นสะอาดทุกห้องหรือบางห้องก็ได้
3.9 กำหนดสถานะให้กับห้องที่ปิดบริการถ้าซ่อมแซม/ชำรุด
3.10 ทำ Alotment ห้องที่ล็อก/จองไว้ให้กับเอเย่นต์ล่วงหน้าโดยสามารถกำหนดช่วงวันที่จอง/ล็อกและเอเย่นต์ต้องแจ้งภายในกี่วันได้
เริ่มต้นงานประจำวัน
1.วิธีการเปิดกะเพื่อควบคุมช่วงเวลางานและการเงินแต่ละรอบกะ
2 จองห้องพัก เช็คอิน และบันทึกการบริการให้ลูกค้าที่มาแบบกรุ๊ปทัวร์
2.1 เพิ่มข้อมูลประวัติลูกค้าที่มาเข้าพัก
2.2 จองห้องพักแบบกรุ๊ปทัวร์โดยระบุหัวหน้ากรุ๊ปทัวร์ และเอเย่นต์ที่พาแขกมา และเลือกจองห้องพักให้แขกทั้งกรุ๊ปทัวร์ที่มาพัก (สามารถดูสถานะการจองหลังบันทึกการจองห้องพักได้)
2.3 บันทึกการเช็คอิน check in เข้าห้องพักแบบกรุ๊ปทัวร์
2.4 บันทึกการใช้บริการอื่นๆภายในโรงแรมให้แก่ห้องพักที่ต้องการพร้อมบันทึกการค้างชำระที่ห้องพักได้
2.5 รับชำระค่าบริการบางรายการให้แก้ห้องพักที่ต้องการ
2.6 ปิด night audit เพื่อบันทึกและปิดการรับเงินเมื่อถึงสิ้นวันป้องกันการแก้ไขการเงินย้อนหลัง
3 จองห้องพัก เช็คอิน และบันทึกการบริการให้ลูกค้าที่มาแบบรายบุคคล walk in
3.1 เพิ่มข้อมูลประวัติลูกค้าที่มาเข้าพัก
3.2 จองห้องพักแบบรายบุคคล walk in และเลือกจองห้องพัก (สามารถดูสถานะการจองหลังบันทึกการจองห้องพักได้)
3.3 บันทึกการเช็คอิน check in เข้าห้องพักแบบบุคคล สามารถตรวจสอบที่แถบ ลูกค้าที่พักอยู่ได้
3.4 แก้ไขรายการห้องพักที่เช็คอิน ย้ายห้องให้ลูกค้าเมื่อเกิดปัญหาได้
3.5 บันทึกการใช้บริการอื่นๆภายในโรงแรมให้แก่ห้องพักที่ต้องการพร้อมบันทึกการค้างชำระที่ห้องพักได้
3.6 ปิด night audit ดูรายงานรายได้ประจำวันได้ ค่าค้างชำระจะปรากฎในแถบลูกค้าที่พักอยู่โดยเลือกห้องพักที่ต้องการได้
3.7 การแก้ไขข้อมูลที่บันทึกให้บริการไปแล้วในกรณีที่ปิด night audit ต้องใช้ รหัสผู้ใช้งานในระดับสิทธิ์ผู้จัดการเท่านั้น
3.8 การปิดกะของแคชเชียร์และพิมพ์ใบนำส่งเงิน รวมเงินที่ได้รับในประเภทต่างๆ
4. การเช็คเอาท์ check out และรับชำระค่าบริการสำหรับลูกค้าแบบรายบุคคล walk in
4.1 เช็คสถานะห้องที่ต้องเช็คเอาท์ในวันนี้ที่แถบ check out ส่วนแถบลูกค้าที่พักอยู่ห้องพักนั้นจะว่างและเช็คการค้างชำระเงิน (จะไม่สามารถเช็คเอาท์ได้ถ้าห้องพักนั้นมีการค้างชำระเงิน)
4.2 รับชำระเงินค่าบริการที่ค้างอยู่ให้ห้องพักที่ต้องการเช็คเอาท์ สามารถเลือกรูปแบบการรับชำระเงินได้พร้อมพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน
4.3 เช็คเอาท์ให้ลูกค้าที่ต้องการแล้วเช็คสถานะห้องพักแล้วแจ้งให้ทำความสะอาดห้อง
4.4 เปลี่ยนสถานะการทำความสะอาดเมื่อห้องนั้นได้ทำความสะอาดเรียบร้อยแล้ว พร้อมให้บริการต่อไป
5. การเช็คเอาท์ check out และรับชำระค่าบริการสำหรับลูกค้าแบบกรุ๊ปทัวร์หรือเอเย่นต์เป็นผู้ส่งมา
5.1 จองห้องพักสำหรับลูกค้าที่ต้องการพักต่อ
5.2 กดปุ่ม check out ที่แถบกรุ๊ปทัวร์ ต้องเช็คการค้างชำระเงินก่อน (จะไม่สามารถเช็คเอาท์ได้ถ้าห้องพักนั้นมีการค้างชำระเงิน)
5.3 บันทึกรับชำระเงินค่าบริการที่ค้างอยู่ให้ห้องพักรายบุคคลหรือรับชำระแบบกรุ๊ปทัวร์ สามารถเลือกรูปแบบการรับชำระเงินได้พร้อมพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน
5.4 เช็คเอาท์ให้ลูกค้าแบบทั้งกรุ๊ปทัวร์หรือบางห้องที่ต้องการได้แล้วเช็คสถานะห้องพักแล้วแจ้งให้ทำความสะอาดห้อง
5.5 บันทึกการรับบริการให้กับลูกค้านอกที่มาใช้บริการต่างๆภายในโรงแรมแต่ไม่ได้พักและรับชำระเงิน
5.6 ดูรายงาน ปิด night audit และปิดกะ