กดปุ่มเพิ่มและบันทึกข้อมูลดังรูป
Qsofttech-จำหน่ายโปรแกรมธุรกิจ > โปรแกรมร้านยา ranyadee ช่วยบริหารร้านขายยาครบวงจร > นำเข้าข้อมูลสินค้ายาด้วยไฟล์excel
ท่านสามารถเพิ่มข้อมูลสินค้ายาในโปรแกรมร้านขายยา ranyadee ได้โดยต้องแบ่งหมวดหมู่สินค้าให้เรียบร้อยก่อนแล้วจึงเพิ่มข้อมูลรายชื่อสินค้ายาเข้าไปในแต่ละกลุ่มสินค้าโดยสามารถเพิ่มข้อมูลสินค้ายาได้ 2 วิธีคือ
1.เพิ่มข้อมูลสินค้ายาเข้าไปทีละรายการในระบบโดยตรง
2.เพิ่มข้อมูลสินค้ายาโดยใช้วิธีนำเข้าด้วยไฟล์ Excel
ในหน้านี้เราจะอธิบายวิธีการเพิ่มข้อมูลสินค้ายาด้วยไฟล์ Excel
ท่านต้องแบ่งหมวดหมู่สินค้าในโปรแกรมให้เรียบร้อยก่อนนำเข้าข้อมูลสินค้าจากไฟล์ Excel (การแบ่งหมวดหมู่สินค้าช่วยให้ท่านสามารถตรวจสอบค้นหาสินค้าหรือดูรายงานสินค้าคงเหลือแยกตามประเภทสินค้าได้)
เข้าไปที่ข้อมูลสินค้า
โดยไปที่เมนู สินค้า -> กลุ่มสินค้าและสินค้า และตั้งรหัส และชื่อกลุ่มสินค้าที่ท่านต้องการแบ่งกลุ่มให้เรียบร้อย โดยเราจะนำรหัสกลุ่มสินค้าที่ตั้งในระบบมาใส่ข้อมูลในไฟล์ Excel เพื่อใช้ในการนำเข้าข้อมูล
รหัสสินค้า -> กำหนดตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลขไม่เกิน 15 ตัว
ชื่อกลุ่มสินค้า -> ตั้งชื่อกลุ่มสินค้าไม่เกิน 50 ตัวอักษร
ก่อนอื่นคุณต้องเตรียมไฟล์ Excel สินค้า ที่จะนำเข้าก่อนซึ่งต้องเป็นไฟล์นามสกุล .xls จึงจะสามารถนำเข้าได้ โดยจะต้องเรียงข้อมูลตามรูปแบบไฟล์ Excel สินค้าตัวอย่างสามารถดาวโหลดได้ที่ ไฟล์Excelสินค้าตัวอย่าง ซึ่งรายละเอียดการเพิ่มข้อมูลในไฟล์ Excel มีดังนี้
1.รหัสสินค้า (ต้องมีข้อมูล): ถ้าสินค้ามีบาร์โค้ดให้ยิงบาร์โค้ดเป็นข้อมูลในช่องนี้ถ้าไม่มีให้ตั้งรหัสสินค้าเองโดยต้องเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษผสมกับตัวเลขหรือตัวเลขอย่างเดียว ไม่เกิน 20 ตัวอักษร
2.บาร์โค้ด (ต้องมีข้อมูล): ถ้าสินค้ามีบาร์โค้ดให้ยิงบาร์โค้ดเป็นข้อมูลถ้าสินค้า ถ้าไม่มีให้ใส่รหัสสินค้าแทน
3.ชื่อสินค้า (ต้องมีข้อมูล): ชื่อของสินค้า (ต้องใส่ ถ้ามีบาร์โค้ดต่างกันแสดงว่าเป็นสินค้าคนละตัวใส่ความแตกต่างสินค้าให้ชัดเจนถ้าเป็นสินค้าที่คล้ายกันเช่น รสชาติ ขนาด เป็นต้น ) ไม่เกิน 50 ตัวอักษร
4.หน่วยนับ (ต้องมีข้อมูล): ใส่หน่วยนับได้เลยเช่น อัน ชิ้น แพ็ค ลัง เป็นต้น
5.ราคาขาย (ต้องมีข้อมูล): ใส่ราคาขายลูกค้าทั่วไป ต้องมีข้อมูล
6.ราคาขายต่ำสุด (ต้องมีข้อมูล): ราคาขายที่ลดได้ต่ำสุด ถ้าไม่ลดราคาใส่เท่าราคาปกติ ถ้าลดเท่าไหร่ก็ได้ใส่ 0
7.จุดสั่งซื้อ : (จะกำหนดหรือไม่ก็ได้ถ้าไม่กำหนด ใส่ 0)
จุดสั่งซื้อ = จำนวนสินค้าที่ขายได้โดยเฉลี่ยต่อวัน * จำนวนเวลาช้าที่สุดที่สินค้าเดินทางมาถึงร้านเมื่อเราซื้อกับ supplier หรือผู้จำหน่าย
7.จุดสั่งซื้อ : (จะกำหนดหรือไม่ก็ได้ถ้าไม่กำหนด ใส่ 0)
จุดสั่งซื้อ = จำนวนสินค้าที่ขายได้โดยเฉลี่ยต่อวัน * จำนวนเวลาช้าที่สุดที่สินค้าเดินทางมาถึงร้านเมื่อเราซื้อกับ supplier หรือผู้จำหน่าย
8.VAT (ต้องมีข้อมูล):
ถ้ากิจการจดภาษีแล้วสินค้าตัวนี้คิดภาษีใช้ Y
ถ้ากิจการไม่ได้จดภาษีหรือจดเหมาหรือสินค้าตัวนี้ไม่คิดภาษีใช้ N
ถ้าบางครั้งขายมีภาษีบางครั้งไม่มีใช้ Y
9.รหัสกลุ่มสินค้า PDTTYPECODE (ต้องมีข้อมูล) :
ก่อนที่จะมีการเพิ่มสินค้าต้องมีการแบ่งกลุ่มสินค้าก่อนว่ามีประเภทอะไรบ้าง
เช่น เครื่องสำอาง น้ำดื่ม … แล้วตั้งรหัสกลุ่มสินค้าแต่ละประเภทไม่เกิน3ตัวอักษรเป็นตัวเลข/ตัวอักษรภาษาอังกฤษ
เช่น AAA ,A12,111 เป็นต้น ซึ่งในไฟล์สินค้าเดียวกันต้องเป็นรหัสกลุ่มสินค้าเหมือนกัน
9.รหัสกลุ่มสินค้า PDTTYPECODE (ต้องมีข้อมูล) :
ก่อนที่จะมีการเพิ่มสินค้าต้องมีการแบ่งกลุ่มสินค้าก่อนว่ามีประเภทอะไรบ้าง
เช่น เครื่องสำอาง น้ำดื่ม … แล้วตั้งรหัสกลุ่มสินค้าแต่ละประเภทไม่เกิน3ตัวอักษรเป็นตัวเลข/ตัวอักษรภาษาอังกฤษ
เช่น AAA ,A12,111 เป็นต้น ซึ่งในไฟล์สินค้าเดียวกันต้องเป็นรหัสกลุ่มสินค้าเหมือนกัน
10.ราคาทุน (ต้องมีข้อมูล): ใส่ราคาทุนของสินค้า หรือ 0 (ถ้ายังไม่อยากระบุสามารถไปเพิ่มในโปรแกรมได้)
ก่อนนำเข้าข้อมูลสินค้าจากไฟล์ Excel ต้องปิดไฟล์ Excel ก่อนถ้าท่านเปิดไฟล์ค้างอยู่มิฉะนั้นจะไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้ ให้ท่านเข้าไปที่เมนูสินค้า->กลุ่มสินค้าและสินค้า เลือกหมวดสินค้าที่ต้องการนำเข้า (ในตัวอย่างจะนำเข้ากลุ่มสินค้ายาเม็ด) แล้วคลิ๊กที่ปุ่มสินค้า ดังรูปตัวอย่าง
กดปุ่มนำเข้าข้อมูล หลังจากนั้นจะปรากฎหน้าจอนำเข้าข้อมูลให้ท่านกดปุ่มล้างข้อมูล แล้วกดปุ่มนำเข้าข้อมูล เลือกประเภทไฟล์เป็น MS Excel แล้วกดเลือกไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้(ต้องตรงกับกลุ่มสินค้าที่จะนำเข้า) หลังจากนั้นจะปรากฏหน้าจอดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel มาแสดง ดังรูป
ที่ช่อง skip row(s) ให้ใส่เลข 1 -> หมายถึงให้ข้ามช่องที่เป็นชื่อหัวข้อไม่ต้องดึงมาใส่ในข้อมูลสินค้า หลังจากนั้น กดปุ่ม ctrl ที่แป้นคีย์บอร์ดค้างไว้พร้อมใช้เมาส์คลิ๊กที่หัวข้อตั้งแต่คอลัม A ถึงคอลัมสุดท้ายที่มีข้อมูลคือ คอลัม J แล้วกดปุ่มลูกศรลงสีน้ำเงินจากนั้นกดปุ่ม Next ด้านล่าง ดังรูปตัวอย่าง
จะปรากฏหน้าต่างให้กำหนดค่าเริ่มต้นหากใส่ข้อมูลในไฟล์ Excel ถูกต้องตามรูปแบบอยู่แล้วให้กดปุ่ม Next ได้เลย
เลือก Insert All ด้านบน หลังจากนั้นคลิ๊กที่ PDTCODE ในช่อง Available Columns แล้วกดปุ่มที่ 2 เพื่อย้าย PDTCODE ไปอยู่ในช่อง Key Columns หลังจากนั้นกดปุ่ม Execute จะมีหน้าต่างขึ้นมาแสดงข้อความว่าเรียบร้อยแล้ว ให้ปิดฟอร์ม ดังรูป
ถ้าท่านทำตามขั้นตอนถูกต้องจะต้องมีข้อมูลปรากฎหลังออกมาจากฟอร์มดังรูป หลังจากนั้นกดปุ่ม สร้างข้อมูลสินค้าระบบจะนำเข้าข้อมูลให้เมื่อเรียบร้อยแล้วจะแสดงข้อความให้คุณกดปุ่ม ok แล้วออกจากฟอร์ม ถ้านำเข้าสำเร็จจะมีข้อมูลสินค้าปรากฎในข้อมูลสินค้าหมวดนั้นดังรูปตัวอย่าง